Grouapama biztosító esettanulmány

CÉG NEVE:

| Groupama Biztosító Zrt. |

PROJEKT IDŐTARTAMA:

| 3 hónap |

Webes szoftverek
felhasználók számára

11 fő

Létszám

700 fő

Iparág

Biztosítás

Bevezetés ideje

2007

> a bevezetés célja

A Cafeteria modul bevezetésével a béren kívüli juttatási rendszer adatkezelésének átláthatóságát kívántuk elérni. Az integrált működés kiaknázásának köszönhetően a munkavállalói adatokat egy törzsből veszi a program, így a már egyszer munkaügyi oldalon felvitt dolgozói adatokat a Cafeteria modul is használni tudja, tehát nem kell duplán rögzíteni adatot. Szintén célként fogalmazódott meg, hogy egy humánügyviteli rendszeren belül kerüljenek nyilvántartásra a HR számára fontos dolgozói adatok. További szempont volt, hogy a cafeteria kezeléshez is a már megszokott, ismert és bevált felhasználóbarát felületkezelési módszert használjuk.

> a cégről

A Groupama Csoport a francia – és az európai – biztosítási piac meghatározó szereplője. Több mint 30 000 munkahelyet teremtve, mintegy 9 országban – köztük Magyarországon- nyújt ügyfeleinek kimagasló biztosítási szolgáltatásokat. Magyarországon, a hazai családok, kis- és középvállalkozások ügyfélkörben már 18 éve van jelen többek között lakás-, élet-, baleset-, utas- és társasház biztosítás, CASCO, KGFB, termékgarancia, befektetés / megtakarítás termékeivel. 2008. első felében a társaság megvásárolta az OTP Garancia Biztosító Zrt.-t, és további akvizíciók valósultak meg Törökországban, Bulgáriában, Romániában és Szlovákiában.

SIKERES BEVEZETÉS ELŐFELTÉTELEI, ELŐKÖVETELMÉNYEI

Annak érdekében, hogy a vállalati jövedelempolitikát, ez által pedig a munkavállalókat érintő változások pozitív eredményt és pozitív megítélést, elfogadást érjenek el vállalaton belül, ahhoz jól előkészített és végiggondolt folyamatmenedzselésre van szükség. A vállalati és HR döntés integrálásában nyújtott, többek között, támogatást az L-SOFT tanácsadói csapata.

Egy ilyen rendszer belülről történő kialakítására és bevezetésére sok időt és energiát kell allokálni, vagy igénybe kell venni külső szakértő támogató segítségét. Azért választottuk a második variációt, mert számunkra garanciát jelentett a szolgáltató által nyújtott bevezetési referencia. Az általunk megfogalmazott ötleteket és működési igényeket az L-SOFT fordította át gyakorlati működéssé. A bevezetési folyamat gördülékenységéhez interaktív kommunikációra, pontos igénymegfogalmazásra, konkrét feladat- és felelős meghatározásra volt szükség.

A projekt minden fázisában az egyszerű és átlátható működtethetőséget tartottuk szem előtt, munkavállalói oldalról pedig a könnyű rendszerelsajátíthatóságot vettük figyelembe.

EREDMÉNYEK ÉS TAPASZTALATOK

A cafeteria rendszer kialakításához, a vállalati kommunikációhoz igénybe vettük az L-SOFT KFT tanácsadói segítségét. A HR és IT bevezetéshez kapcsolódó feladatok mindegyikét együttesen végeztük. A tapasztalat azt mutatja, hogy célszerű egy – egy ilyen HR rendszer kialakításához igénybe venni olyan tanácsadói csapat támogatását, amely nagy bevezetési rutinnal rendelkezik, kívülről és felülről képes szemlélni az igényeket – folyamatosan figyelembe véve a gyakorlatorientált működőképesség jellemzőit. Részünkről kevesebb időráfordításba került a rendszer kialakítás, mivel átvállalta az L-SOFT a szabályzatmegírás, dolgozói nyilatkozatok kialakítás, dolgozói tájékoztatás feladatokat. Az eredmény igazolta választásunkat. Az együttesen lefolytatott prezentációs tájékoztatás során a kollégák elsajátították a rendszer működését, megértették jellemzőit. Az adatfeldolgozás nem jelentett kardinális problémát. A cafeteria bevezetését – vállalaton belül – sikertörténetként könyveljük el, ahol a HR-Bér és munkaügyi csoport az informatika osztály és a szolgáltató hatékony együttműködésén keresztül kerültek megoldásra az egyes feladatok, tartva az időbeli ütemezést és erőforrás ráfordítás tervet.

EGYEDI IGÉNYEK

Vállalati döntés értelmében a cafeteria juttatásokhoz tartozó dolgozói jogosultságot úgynevezett teljes hónap szabály elve alapján kell vizsgálni és kezelni. Ennek a működési jellemzőnek definiálása után került sor – a projekt keretén belül – a cégspecifikus megoldásunk kifejlesztésére. Az automatikus jogosultság figyeléssel kézi rögzítési feladatok kerültek kiváltásra.

Tervben van…

A HR alrendszer további, már bevezetett Vezinfo és Oktatásmenedzsment moduljainak teljes körű kiszélesített használata került vállalaton belül célkitűzésre. 2008. második felében pedig valószínűleg az előtt a feladatok előtt állunk, hogy meghatározzuk a Groupama és a Garancia két vállalat által eddig külön – külön használt adatok és ügyviteli folyamatok konszolidált formában történő további egységes működését. Szerencsés helyzet, hogy mindkét vállalat a PIRAMIS™ rendszert használja a humánügyviteli folyamataik támogatására.

Hatékonyságnövelés a Piramissal

A rendszer moduláris felépítését kihasználva az egyes HR-en belüli folyamatokat külön felhasználóhoz tudjuk delegálni. Így az adott kolléga mindennapi feladatainak elvégzéséhez az adott modul által támogatott munkafolyamat vezérlés nyújt segítséget. A Cafeteria modulban lévő automatizmusok a dolgozói nyilatkozatkezelést könnyítik. Az integrációnak köszönhetően a juttatások elszámolása automatikusan valósul meg a bérszámfejtés során. A dolgozók adott időszakban rendelkeznek minden fontos csomaginformációval. A HR-nek nem kell külön nyomtatványon kimutatni a juttatás felhasználásokat, hiszen azok rendelkezésre állnak a bérelszámolási papíron.