Maradási interjú: olcsóbb, mint a kiválasztás – írja a HRportál

Már-már közhelyszámba menő bölcsesség, hogy olcsóbb a meglévő munkatársat megtartani, mint újat találni helyette. A kiválasztás jól lefedett terület, számos technika, tréningek és tanfolyamok sokasága áll rendelkezésre. Ugyanekkor, a sok cégnél a megtartásra, a cégnél maradásra, vagyis inkább marasztalásra sokkal kevesebb figyelmet fordítanak. A Karrier Intézet segítségével rövid gyakorlati útmutatót állítottunk össze a maradási interjú levezetéséhez egy konkrét eset felhasználásával.

Mielőtt belevágnánk maradási interjúk (stay interview) szervezésébe lényeges tisztázni, miért is csináljuk: a mi megbízónknál az elsődleges cél a munkatársak lojalitásának növelése volt, és csak másodlagos célként szerepelt, hogy információt gyűjtsünk. Mint minden eszköz és technika használatánál fontos, hogy ezek nem működnek vákuumban, azaz a vállalat stratégiájába és kultúrájába kell, hogy illeszkedjenek.

A szakirodalom szerint az egyik leggyakoribb kilépési ok az elismerés hiánya, ami relatíve olcsón, kis odafigyeléssel kezelhető. Erre kiválóan alkalmas a maradási interjú. Ha jól van megtervezve és kommunikálva, olyan megerősítést, akár nyilvános elismerést adhat a munkatársnak, ami jól megtérülő befektetés mind a megnövekedett motivációban, mind a megerősített lojalitásban.

Az alábbi folyamatot egy ügyfelünknél vittük végig, ahol a fluktuáció az elmúlt években jelentősen emelkedett.

Első lépésként találjuk meg a legrégebbi munkatársakat. Kik azok, akik a leghosszabb ideje nálunk dolgoznak? A vállalat méretétől függően válasszunk 2-5 dolgozót, aki már régóta dolgozik nálunk és megfelelő teljesítményt nyújt. Ők lesznek az első interjúalanyaink. Optimális esetben idővel mindenkire sor kerül.

Második lépés, hogy gyűjtsünk háttér-információt róluk: beszéljünk a közvetlen vezetőjükkel esetleg beosztottaikkal vagy munkatársaikkal. Folyamatosan tartsuk szem előtt az elsődleges célt: a megtartást. Tehát pozitív kérdéseket tegyünk fel a leendő interjúalanyaink környezetének. Például: Miért jó vele dolgozni? Mik a legjobb élményeik vele kapcsolatban? Miért fontos a cég számára? Az így megszerzett információkat, történeteket beépítjük a későbbi interjúba.

Harmadik lépés: az maradási interjú előkészítése. A tapasztalataink szerint legjobb, ha a közvetlen vezető és esetleg az ő vezetője van jelen a maradási interjún. Ez azt jelenti, hogy az interjúztatókat fel kell készíteni az interjú célirányos és professzionális levezetésére. Egy félnapos felkészítés, ahol tudatosítjuk a vezetőkben a megtartási interjú célját, megtanítjuk a folyamatát és eszközöket adunk a levezetéséhez jó befektetés, mert az itt megismert eszközöket a mindennapi munkájukban is fel tudják használni. Ha ezt szervezeti szinten sikerül elindítani, akkor az akár a vállalati kultúrát is pozitívabb irányba tolhatja.

A felkészítésen a vezetők gyakorolják a légkörteremtést, az alapvető megtartási interjú kérdések megfelelő feltevését és a személyre szabott kérdések készítését. A szokásos kérdések, nem feltétlenül ebben a sorrendben::

• Mi az a három dolog, amit a legjobban szeret/legtöbbre értékel itt?
• Ha bármit megváltoztathatna, mi lenne az?
• Gondoljon vissza egy napjára, amikor valóban jól érezte magát/elégedett volt. Mi történt aznap? Miben volt ez más/jobb mint általában?
• Ha 10-es skálán értékelnie kellene az elégedettségét a jelenlegi munkájával, hányast adna? Mitől X? Mi kellene a 10-hez?
• Mit gondol, mennyire van elismerve a munkája? Mi kellene ahhoz, hogy elismertebbnek érezze magát?
• Bizonyára felmerült, hogy elmenjen máshova… Mi tartotta vissza?
• Mit tanácsolna újonnan belépő kollégának?
• Ha hirdetést kellene írnia a munkahelyének, mit tenne bele? (miért jöjjenek ide)

Természetesen az előzetes információgyűjtésből származó sikertörténetekre is érdemes kérdéseket előkészíteni. 20 percnél többet nem praktikus az interjúra szánnunk, ezért fontos, hogy a kérdések priorizálva legyenek, mert lehet, hogy nem jut mindenre idő.

Az interjú helyszínét gondosan válasszuk meg: ne legyen túlságosan formális, de azért ez nem egy „beszéljünk már két szót itt a kávéautomata mellett” típusú beszélgetés. Egy kis bekészítés, üdítő, kávé vagy csokoládé segíthet fontossá tenni ezt az alkalmat. A mi esetünkben egy doboz drága csokoládé volt az asztalon, és érdekes módon ez volt az egyik dolog, amit az interjúalanyok kiemeltek, amikor az interjúra visszaemlékeztek a későbbiekben.

Negyedik lépés: Fontos, hogy a vezető az interjú alatt láthatóan jegyzeteljen; egyrészt mert ez jelzi, hogy fontos amit az alany mond, másrészt ezek használható információk lehetnek a későbbi employer branding erőfeszítésekben, végül, a legfontosabb: amennyiben olyan dolog kerül elő, amivel valamit kell vagy lehet csinálni, az ne sikkadjon el. A felkészítés során a vezetők megtanulták, hogy az interjút úgy vezessék le, hogy inkább beszélgetésnek tűnjön, mint egy kérdéssornak, vagy vallatásnak. Az maradási interjú fontos, szintén begyakorolt része a pozitív megerősítések adása. Ezek mindig személyre szabottak, ilyenkor használjuk fel a háttér-információkat. Például, az egyikvezető felolvasott néhány mondatot a egy kolléga (név nélküli) értékeléséből. A hatás leírhatatlan volt.

Bár utolsó lépés, de nagyon lényeges, hogy az interjún elhangzott javaslatokat utánkövessük. Azaz, ha van valami, amit meg lehet/tudunk változtatni akkor, azt tegyük meg, és jelezzünk vissza a résztvevőknek erről. Például az egyik interjú alany mintegy mellesleg említette, hogy hidegebb időben húz az ablak, ami mellet ül. Másnap egy műszakos munkatárs felmérte, és két hét múlva kicserélték a gumitömítéseket. Azt is érdemes kommunikálni, ha valamiért nem tudjuk a felvetett problémát megoldani: osszuk meg a magyarázatot.

Az eredményekről a teljes cikkben olvashat, a HRportál vonatkozó oldalán…