Beosztástervezés, szabadságtervezés és tény munkaidő adatrögzítés a PIRAMIS rendszerben

• Napi maximum munkaidő túllépésének vizsgálata
• Munkaközi szünet meglétének vizsgálata
• Két munkavégzés közötti szükséges pihenőidő meglétének vizsgálata
• Heti pihenőidő meglétének vizsgálata
• Vasárnapi pihenőidő meglétének vizsgálata
• Teljes munkaidős dolgozó minimális munkaidejének vizsgálata
• Havi készenléti idő maximumának vizsgálata
• Éves túlóra maximum vizsgálata
• Munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás korlátainak vizsgálata
• Munkaidő keret eltérés vizsgálat, külön a keretidőszak közbenső hónapjában, illetve a keretidőszak vége hónapjában
• Az egyes munkavállalói csoportokra vonatkozó különös rendelkezések vizsgálata (pl. a gyermekét egyedül nevelő munkavállalóra vonatkozó szabályok a gyermek három éves koráig, vagy fiatal munkavállalóra vonatkozó szabályok betartása, stb.)

Az ellenőrzések munkarend szintjén paraméterezhetők abból a szempontból, hogy a felhasználó mennyire szigorúan kéri a vizsgálatok elvégzését (nem kell vizsgálni, figyelmeztetés, tiltás), illetve az egyes vizsgálatok határszámait lehet szigorúbbra állítani, mint amit az Mt. előír.

A beosztástervezés egy olyan felületen valósítható meg, amely a kiválasztott munkavállalói halmaz minden tagját mutatja, és a beosztásterv így a teljes csoportra egyszerre végezhető el. A felületen egy időben két hónap adatai látszódnak, így könnyen tervezhető az egyes hónapok közötti átmeneti időszak is.

A felület nemcsak tervezésre használható, hanem csoportos tény munkaidő rögzítésre is. Ezért a két havi időszakon kívül választható egy havi, vagy akár heti nézet is.

Lehetőség van a szoftverben a dolgozói igények rögzítésére is arra vonatkozóan, ha egy dolgozó egy adott napon valamilyen okból kifolyólag (pl. tömegközlekedési korlátok) később tud kezdeni, vagy korábban szeretne távozni. Az ilyen igények berögzítését követően a beosztástervező szoftver már a beosztásterv elkészítésekor figyelmezteti a felhasználót, ha valamelyik napon a betervezett beosztás sérti a munkavállaló igényeit.

Ezen felül a tervező munkáját több könnyítő funkció is támogatja. Ilyenek a tervező felület fölött, és alatt bekapcsolható olyan megjelenítő területek, ahol a tervet befolyásoló tényezők láthatóak.

A megosztott képernyő felső részén az aktivitások láthatók. Ezek olyan időszakok, ahol a többletmunka miatt több munkaerőt kell betervezni. Az adatok volumenének gyors áttekintését grafikon segíti. A beosztásterv akkor jó, ha a forgalmi görbével párhuzamos a létszám görbe, hiszen, ha nagyobb a forgalomra számítanak több munkavállalót kell betervezni. 

Az alsó területen megjeleníthetők még a következő adatok:

• Hibák az aktuális dolgozóra
• Havi jóváhagyott terv adatok
• Sablonok
• Analitika karbantartás
• Havi rögzítésű munkaidők rögzítése

A jóváhagyott beosztásterv kinyomtatható változata közzétehető az érintett munkavállalók felé, akik ebből tudják, kinek, mikor kell dolgoznia.

A nyomtatott beosztástervező lapon a munkavállaló beírja azt, hogy ténylegesen mikor állt munkába, mikor végzett, mikor töltötte le a munkaközi szüneteit. Ezt a felettese ellenjegyezi. Ez a dokumentum képezi a munkabér elszámolás alapját. Az erre jogosult személy a tervadathoz képest eltérő adatokat, mint tényleges adatot (tényadatokat) rögzíti a rendszerbe, majd ezek az adatok átadásra kerülnek a bérszámfejtési rendszer felé.

Abban az esetben, ha a munkavállaló általános munkarendben (hétfőtől péntekig dolgozik, hétvégén pihen), vagy egyéb előre meghatározott munkarendben dolgozik, a beosztása automatikusa feltölthető. Ekkor csak a beosztástól eltérő tényadatokat szükséges rögzíteni (betegség, szabadság, stb.).

A beosztástervezés képes a többes jogviszonyt kezelni. Amennyiben a munkavállalónak az adott cégnél egy időben több szerződése is van, a tervezés során a szerződésekre külön-külön történik meg a tervezés. Kizárólag létező jogviszony esetén történhet tervezés.

Elképzelhető, hogy két felhasználó egy munkavállaló adatát módosítsa egy időben? – Nem mert a felhasználó egyes tevékenysége esetén monitorozás történik, ha valaki egy adott munkavállaló adataiban módosít, akkor a többi felhasználót figyelmezteti a rendszer arra, hogy az adott dolgozó adatai általa nem módosíthatók, mert egy másik felhasználó már módosítja. Így elkerülhető, hogy olyan módosítások történjenek, melyek bizonytalan állapotúra állítanák a beosztástervezést.

A beosztástervezés modulban lehetőség van a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás rögzítésére, valamint az ezzel kapcsolatos szabályok pontos követésére. A rendszer képes az Mt. által biztosított mindkét elszámolási módszer szerint (napban, vagy órában meghatározott korlát szerint) elvégezni a szükséges korlátozásokat.

A beosztástervező felületen a kiküldetésben, átirányításban foglalkoztatott munkavállaló meg fog jelenni mind a küldő, mind a fogadó egység dolgozói között, az adott napját karbantartani viszont csak a fogadó egység beosztástervezője jogosult.

A beosztástervező csak azoknak a munkavállalókkal tervezhet, akik az adott hónapban legalább egy napot az általa tervezett területen dolgoznak. A program figyeli a dolgozó jogviszonyának/jogviszonyainak érvényességét is, és ennek megfelelően engedi a rögzítést.

A beosztástervezés során a munkaközi szünetet a rendszer automatikusan számolja.

A munkavállaló azon időszakát mutatja, amely időszakban átmenetileg a munkaszerződésétől eltérő munkahelyen volt foglalkoztatva. Lehetőség van eltérő munkakörben, vagy más foglalkoztatónál történő foglalkoztatás kiválasztására is. Az év szűrő segítségével alul a táblázatban megtekinthetők az adott munkavállaló adott évi eltérő foglalkoztatásai. Az elrendelés módja lehet Teljes nap, vagy Tört napi időszak is. Az Mt. 53. § (2) bekezdésének megfelelő tájékoztatás a rendszerből nyomtatható.

Lehetőség van egy adott évre, dolgozónként a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatások lekérdezésére. Az éves maximumot a rendszer automatikusan ellenőrzi.

Külső munkavállalók esetén a munkaerő igénylés teljes folyamatát kezeljük. Ez azt jelenti, hogy a munkaerőigény megjelenésétől (tervezés) a jóváhagyási folyamaton keresztül (jóváhagyás/elutasítás) a tényleges ledolgozott idő nyilvántartásáig megvalósult) a komplett folyamat adminisztrációja megoldható. Ezen túlmenően, ha ismert a megbízott cég neve, az általa közvetített munkaerő óradíja, akkor a felmerülő költséget is ki lehet mutatni. Ez lehet a külső munkaerő igénybevételét megelőző döntési, jóváhagyási folyamat alapvető információja: a megadott paraméterek szerint mennyibe kerülne a külső munkaerő igénybevétele; illetve az elszámolás ellenőrzésére szolgáló kimutatás, mivel a kapott számlát tudjuk ellenőrizni a ledolgozott idő és az órabér ismerete alapján.

A modul részét képezi egy szabadság tervező funkció is, amiben megtervezhető egy adott egység dolgozónak egész évi szabadságterve.

A szabadság tervezés első lépéseként, dolgozónként kinyomtatható a rendszerből egy üres éves naptár, amin feltüntetésre kerül a dolgozó éves szabadságkerete. Ezen bejelöli, hogyan szeretné a rendelkezésre álló napjait igénybe venni.

A munkavállalók által visszajuttatott terveket be kell rögzíteni a szabadságtervezőbe. A felhasználó összeveti a csoport összes dolgozójának szabadság igényét, és a vállalat előírásainak, a várható forgalmi terveknek, ismert aktivitásoknak megfelelően, a dolgozóval egyeztetve dönt a szabadságok kiadásáról.

A szabadságtervnek is át kell esnie egy ellenőrzésen, valamint készre jelentés, és jóváhagyási folyamaton.

Az ellenőrzés során a rendszer vizsgálja, hogy:

• Nincs-e több nap betervezve, mint amennyi jár
• Nincs-e kevesebb nap betervezve, mint amennyi jár
• Megvalósult-e a dolgozó által kért 7 nap szabadság (ezeket a napokat külön jelöléssel fogjuk látni a felületen)
• Legalább tizennégy egybefüggő munkavégzés alól mentesül-e a dolgozó
• Teljesül-e az egyes szervezeti egységekre, csoportokra meghatározott minimális létszám a szabadságok kiadásával.

Az ellenőrzések a felhasználói igényeknek megfelelően paraméterezhetőek (nincs vizsgálat, figyelmeztetés, tiltás)

Az éves szabadságterv a beosztástervezés egyik kiinduló adata lesz. Rendelkezésre áll egy külön felület a munkavállalók szabadságterv adatainak rögzítésére, ezek megjelennek a beosztástervezőben. Amennyiben nem a terv szerint történik a szabadság kivétele, akkor a tény szabadság adatok felülírják a terv szabadság adatokat. A megoldás előnye, hogy a beosztástervezés közben is rögzíthetőek/módosíthatóak a szabadságterv adatok, ezek a változások a szabadságtervezésben is megjelennek.

Ahhoz, hogy a program a rögzített folyamatot további feldolgozás alapjául elismerje, szükséges a jóváhagyás. A folyamat első része minden esetben az adatok rögzítése, melyet a rögzítő tetszőleges számban módosíthat, mindaddig, amíg azt készre nem jelenti.

A jóváhagyó személy (aki semmi esetre sem az adatrögzítő, készre jelentő személy, annak felettese) a teljes áruház tekintetében vizsgálja meg a készre jelentett terveket, ez alapján dönt az elfogadásról. Amikor a tervet elfogadta, érvényessé válik a terv, közölhető a munkavállalók felé.

A riportok egy része grafikont is megjelenít. A vizualitás segítségével az legösszetettebb kimutatás is áttekinthetőbbé válik.

Néhány a számos lehetőség közül:

Pl.Jogos igény lehet az elfoglalt áruházigazgató részéről, hogy gyorsan tájékozódjon arról, mikor számíthat a hozzávetőleg legtöbb munkaerőre a nap folyamán?

• Napi időtérkép kimutatás grafikonnal – A napon belüli létszám megjelenítése félórás bontásban.

Mikorra időzíthető a részlegvezető jövő havi rendkívüli szabadságigénye?

• Havi időtérkép grafikonnal – A hónapon belüli létszám megjelenítése napi bontásban

Gyorsan látni akarom, kik, mikor, hova lesznek áthelyezve?

• A távollétek kimutatása munkavállalónként, naponként

Tudnom kell, hogy a tényadatok szerint kinek, mennyi túlórája van?

• Kimutatás a normál munkaidőn túli ledolgozott idejéről az általam kért időszakra

Nem találja meg a megfelelő kimutatást a beépített riportok között?

Szeretnénk tetszőleges kimutatásokat, melyet jelenleg nem találhatók a rendszerben? – A PIRAMIS™ Ad-hoc tervező modulja (opcionális termék) megteremti azt a lehetőséget, hogy az ajánlatkérő szakemberei a rendszerben tárolt adatokra igényei szerinti kimutatásokat állíthassanak össze. Ezek nem egyszeri lehetőségek, hiszen külön menüpontként beépülnek a rendszerbe, sőt jogosultságok is rendelhetők hozzá.

A karbantartó képernyőkön látható adatokból szeretnék olyan kimutatást, mely egyébként a riportok között nem áll a rendelkezésemre? – Számos funkciónál alkalmazzuk a táblázatos megjelenítés technológiáját. A felhasználó tetszése szerinti adatokat jeleníthet meg a rendelkezésére álló adattípusok közül, tetszése szerint szűrheti, összesítheti, stb. őket. Ezt követően exportálhatja pl. EXCEL táblázatba, vagy a számára szükséges formázást követően kinyomtathatja.

A napi időtérkép megmutatja az aznapra tervezett létszámot a felhasználó által igényei szerinti megbontásban. Ezen a képernyőképen az aktuális napon félóránként látjuk a szervezeti egység/terület/osztály megbontásban a kapcsolódó létszámot.

Képernyőkép: Napi időtérkép grafikon, a létszám megjelenítésével.

Képernyőkép: Havi időtérkép – megmutatja a kiválasztott egységre tervezett havi létszámot. Ez a kimutatás is készülhet grafikonos megjelenítésben, melynek eléréséhez mindössze át kell kattintani a fejléc alsó sorában látható „Grafikon” fülre.

Képernyőkép: Havi időtérkép – megmutatja a kiválasztott egységre tervezett havi létszámot. Ez a kimutatás is készülhet grafikonos megjelenítésben, melynek eléréséhez mindössze át kell kattintani a fejléc alsó sorában látható „Grafikon” fülre.

Tetszőlegesen kiválasztható vállalati területre, egységre, időszakra, naponkénti/óránkénti megbontásban lekérdezhető létszámadatok táblázatos, illetve a fenti képernyőképen látható diagrammos megjelenítésben. A képen követhető, hogy például egy áruház esetében a délutáni időszakra terveztek magasabb létszámigényt, illetve az is, hogy milyen összetételben – saját, külső, szakmunkástanuló munkaerővel.